Was kostet ein CRM? Lizenzpreise, Einführung und laufende Kosten im Überblick

Die Frage „Was kostet ein CRM?“ hat zwei ehrliche Antworten: Die Lizenz ist nur ein Teil, und die Spanne ist riesig. Je Nutzer und Monat reicht sie bei den großen Anbietern von 7 € bis 550 €, je nach Edition. Dazu kommen Einführung, Datenübernahme, Zusatzmodule und die Arbeitszeit, die das System im Alltag kostet oder spart. Dieser Ratgeber ordnet die Kostenarten, zeigt die aktuellen Listenpreise von Pipedrive, HubSpot, Salesforce und Microsoft Dynamics 365 und rechnet an einem Beispiel vor, was zehn Nutzer über drei Jahre bezahlen. Am Ende steht die Frage, wann ein eigenes CRM ohne Lizenz pro Nutzer die günstigere Wahl ist.

Woraus sich CRM-Kosten zusammensetzen

Wer nur die Lizenz vergleicht, vergleicht die Hälfte. Diese fünf Posten gehören in jede CRM-Kostenrechnung:

• Lizenzen: Preis je Nutzer und Monat, meist in drei bis fünf Editionen gestaffelt. Funktionen wie erweiterte Automatisierung, Berichte oder Berechtigungen hängen oft an der nächsthöheren Edition, und die gilt dann für alle Nutzer.
• Zusatzmodule und Kontingente: E-Mail-Marketing, Telefonie, Dokumente, Projekte, Website-Besucher oder KI-Guthaben kosten bei den meisten Anbietern extra. Pipedrive listet Add-ons ab 13,33 € bis 41 €, Salesforce Zusatzpakete ab 100 € je Nutzer und Monat.
• Einführung: Einrichtung von Pipeline und Feldern, Datenübernahme aus Excel oder dem alten System, Anbindung von Mail, Kalender und Telefon, Schulung. Intern oder durch eine Agentur; HubSpot etwa behandelt die Frage nach einem kostenpflichtigen Onboarding in den FAQ seiner Preisseite.
• Integrationen und Betrieb: Schnittstellen zu Buchhaltung, Telefonanlage oder Leadportalen, Zusatztools aus dem Marktplatz, Pflege von Automatisierungen.
• Arbeitszeit: doppelte Datenpflege, händische Berichte und Leads, die abgetippt werden. Dieser Posten steht auf keiner Rechnung und ist oft der größte.

Was kosten Pipedrive, HubSpot, Salesforce und Dynamics 365? Listenpreise je Nutzer

Alle Werte stammen von den öffentlichen Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 5. November 2026, je Nutzer (Lizenz) und Monat bei jährlicher Abrechnung. Pipedrive und Microsoft weisen die Preise ausdrücklich als Nettopreise aus, Salesforce und HubSpot machen auf der Preisseite keine Angabe zur Umsatzsteuer. Monatliche Abrechnung ist, wo angeboten, teurer. Preise ändern sich; maßgeblich ist immer die aktuelle Preisliste des Anbieters.

Pipedrive Kosten

Pipedrive staffelt in vier Pläne: Lite 14 €, Growth 39 €, Premium 59 € und Ultimate 79 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt. Die Jahresrechnung je Nutzer liegt damit zwischen 168 € und 948 €. Add-ons kommen obendrauf: Campaigns ab 13,33 €, Projects ab 16 €, LeadBooster und Smart Docs ab 32,50 €, Web Visitors ab 41 €. Wer Pipedrive mit mehreren Add-ons nutzt, landet schnell bei der Summe einer höheren Edition. Ob ein Wechsel lohnt, klärt unsere Seite zur Pipedrive-Alternative.

HubSpot Kosten (Sales Hub)

HubSpot bietet eine kostenlose Version und drei bezahlte Stufen je Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung: Starter aktuell 7 € als zeitlich begrenzter Aktionspreis, Professional 90 € und Enterprise 175 €. Erweiterte Automatisierungen und Berichte gehören zu Professional und Enterprise. Dazu kommen Kontingente, etwa Anrufminuten je Lizenz, und die Frage nach einem Onboarding, die HubSpot in den FAQ der Preisseite behandelt. Wann HubSpot bleibt und wann ein eigenes System besser passt, steht unter HubSpot-Alternative.

Salesforce Lizenz Kosten (Sales Cloud)

Salesforce listet fünf Stufen je Nutzer und Monat: Starter Suite 25 € (monatlich oder jährlich), Pro Suite 100 €, Core 195 €, Advanced 395 € und Max 550 €, jeweils bei jährlicher Abrechnung. KI-Funktionen lassen sich ab Core hinzubuchen; Zusatzpakete wie Agentforce for Sales beginnen bei 125 € je Nutzer und Monat, Revenue Intelligence bei 220 €. Salesforce hat damit die größte Spanne und richtet sich in den oberen Stufen an große Vertriebsorganisationen.

Microsoft Dynamics 365 Kosten (Sales)

Microsoft nennt für Dynamics 365 Sales drei Pläne je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt.: Sales Professional 56,30 €, Sales Enterprise 91,00 € und Sales Premium 130,00 €. Premium enthält KI-Funktionen und ein Copilot-Guthaben; die Variante Relationship Sales mit LinkedIn Sales Navigator gibt es nur auf Anfrage ab zehn Plätzen. Dynamics lohnt sich vor allem dort, wo Microsoft 365 und weitere Dynamics-Module ohnehin im Einsatz sind.

Beispielrechnung: Was zehn Nutzer über drei Jahre bezahlen

Die Rechnung nimmt für jeden Anbieter die mittlere Edition aus der Tabelle, zehn Nutzer und jährliche Abrechnung. Sie enthält nur Lizenzen: keine Add-ons, keine Einführung, keine Arbeitszeit.

Mit jedem neuen Kollegen wächst die Summe mit, und wer eine Funktion aus der nächsten Stufe braucht, zahlt den Aufschlag für alle Nutzer. Genau deshalb lohnt es sich, vor der Entscheidung die Nutzerliste und die wirklich genutzten Funktionen zu prüfen. Die Hebel dafür beschreibt CRM-Kosten senken.

Was kostet die Einführung eines CRM?

Die Einführung ist bei jedem System ein eigener Posten, egal ob Sie sie selbst stemmen oder eine Agentur beauftragen. Eine pauschale Zahl dafür gibt es nicht, aber vier Faktoren, die den Aufwand bestimmen:

• Datenübernahme: Wie viele Kontakte, Deals und Notizen kommen aus Excel oder dem alten System, und wie sauber sind sie? Die Bereinigung vor dem Import ist meist der größte Einzelposten.
• Prozessdefinition: Phasen, Pflichtfelder, Zuständigkeiten und Regeln müssen feststehen, bevor jemand konfiguriert. Wer das überspringt, baut zweimal.
• Anbindungen: Mail, Kalender und Telefon sind Standard; Buchhaltung, Leadportale oder Branchensoftware brauchen Schnittstellen oder Automatisierungen.
• Schulung und Einführung: ein Pilot mit einem Team, Regeln für die Datenpflege, danach der Rollout. Ohne Schulung wird das CRM zum Datenfriedhof.

Wie eine Einführung Schritt für Schritt abläuft, zeigt der Leitfaden zur HubSpot-Einführung; die Schritte gelten für andere Systeme genauso.

Versteckte CRM-Kosten, die auf keiner Rechnung stehen

• Doppelte Pflege: dieselben Daten in CRM, Excel und Postfach.
• Berichte per Hand, weil die passende Auswertung an einer höheren Edition hängt.
• Zusatztools für Lücken im System, jedes mit eigener Rechnung und eigener Pflege.
• Leads, die liegen bleiben, weil der Ablauf nicht ins Schema passt und niemand zuständig ist.
• Abhängigkeit: Preiserhöhungen und Funktionsänderungen des Herstellers treffen alle Nutzer gleichzeitig.

Gibt es kostenlose CRM-Systeme?

Ja. HubSpot bietet eine kostenlose Version, Salesforce führt eine kostenlose Suite in der Vergleichstabelle, und es gibt Open-Source-CRMs zum Selbsthosten. Kostenlos sind dabei die Lizenzen, nicht die Einführung, der Betrieb oder die Arbeit mit den Grenzen der Gratisversion. Was Selbsthosten wirklich bedeutet, steht unter Eigenes CRM oder Open-Source-CRM.

Was kostet ein eigenes CRM?

Ein individuell entwickeltes CRM dreht die Rechnung um: Es gibt keine Lizenz je Nutzer, dafür einmalige Entwicklung und laufende Betreuung nach individuellem Angebot sowie den Betrieb auf einem eigenen Server. Das lohnt sich nicht für jedes Team. Es lohnt sich, wenn viele Nutzer Zugriff brauchen, der Ablauf eigene Regeln hat, die kein Standardtarif kennt, oder Funktionen aus hohen Editionen nötig wären, die nur ein Teil des Teams nutzt.

Ein Beispiel aus einem laufenden Projekt: Ein Wärmepumpen-Unternehmen mit zwölf Nutzern im Vertrieb hätte in einem verbreiteten Standard-CRM in der benötigten Ausbaustufe rund 100 € je Nutzer und Monat bezahlt, also rund 1.200 € im Monat. Das eigene CRM kennt diese Position nicht; jeder weitere Handelsvertreter ist ein neuer Zugang. Wie sich Entwicklung und Betreuung im Einzelfall zusammensetzen, klären wir im Erstgespräch; Preise veröffentlichen wir nicht, weil sie vom Umfang abhängen. Mehr dazu unter Individuelles CRM, mit eigenen Seiten für Handwerksbetriebe und Immobilienmakler.

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