HubSpot ist eine Plattform für Marketing, Vertrieb und Service in einem. Das ist stark, wenn Sie alle Teile nutzen. Viele Teams brauchen aber vor allem das CRM und bezahlen den Rest mit. Hier lesen Sie, wann HubSpot die richtige Wahl bleibt und wann eine Alternative besser passt.
Zuletzt aktualisiert: 01.11.2026
Wenn Sie HubSpot hauptsächlich als Vertriebs-CRM nutzen, die Marketing-Funktionen aber kaum, und Sie trotzdem in höhere Editionen müssen, um einzelne Funktionen freizuschalten. Wächst dazu das Team und passt Ihr Ablauf nur mit Umwegen hinein, bildet ein eigenes CRM genau Ihren Prozess ab – ohne Lizenz pro Nutzer. Nutzen Sie Marketing, Vertrieb und Service in HubSpot wirklich zusammen, ist Bleiben meist die bessere Wahl.
HubSpot ist seit Jahren unser Schwerpunkt, dort haben wir die meiste Erfahrung. Gerade deshalb kennen wir die Situationen, in denen es nicht mehr passt.
E-Mail-Kampagnen, Landingpages, Social-Media-Planung, Lead-Scoring: HubSpot bringt viel mit. Wenn Ihr Team aber vor allem Kontakte, Deals und Wiedervorlagen pflegt, steckt ein Teil der Kosten in Funktionen, die niemand öffnet.
Eine einzelne Funktion, etwa eine bestimmte Automation oder ein benutzerdefiniertes Objekt, gibt es erst in der nächsten Edition. Für diesen einen Punkt steigen die Kosten für alle Plätze, und mit jedem neuen Teammitglied wird der Sprung größer.
HubSpot denkt in Kontakten, Firmen und Deals. Wenn Ihr Vertrieb Leads einkauft, mit Rückgaben arbeitet oder eigene Prüfschritte hat, entstehen Workarounds: zweckentfremdete Felder, Listen nebenher, Zusatztools.
Wir raten nicht reflexhaft zum Wechsel. Wenn Ihr Marketing Kampagnen, Formulare und Newsletter in HubSpot steuert und der Vertrieb direkt darauf aufbaut, ist genau diese Verbindung der große Vorteil. Ein eigenes CRM müsste all das nachbauen oder an andere Tools anbinden.
Oft liegt das Problem nicht an HubSpot, sondern an der Einrichtung: Altlasten, doppelte Eigenschaften, Workflows, die niemand mehr versteht. Dann hilft eine HubSpot-Beratung, die prüft, welche Edition und welche Plätze Sie wirklich brauchen. Für den laufenden Betrieb gibt es unsere HubSpot-Betreuung, die Ihr Portal sauber hält.
Wenn HubSpot dauerhaft nicht passt oder die Lizenzkosten davonlaufen, ist ein eigenes CRM eine Option. Ein individuelles CRM enthält nur, was Ihr Vertrieb braucht. Es gibt keine Editionen, keine gesperrten Funktionen und keine Lizenz pro Platz. Das System gehört Ihnen und läuft auf Servern in Deutschland.
Marketing muss dabei nicht verloren gehen. Ein Newsletter-Tool oder Ihr Website-Formular lassen sich direkt anbinden, sodass Leads automatisch im CRM landen. So zahlen Sie nur für die Werkzeuge, die Sie wirklich verwenden. Das gilt übrigens genauso, wenn Sie heute mit Zoho oder einem anderen All-in-one-System arbeiten.
Die Tabelle zeigt die Unterschiede der beiden Modelle. Sie bewertet keine einzelnen Funktionen und nennt bewusst keine Preise.
| Kriterium | HubSpot (All-in-one) | Eigenes CRM |
|---|---|---|
| Umfang | Marketing, Vertrieb, Service und mehr in einer Plattform | Nur die Funktionen, die Ihr Team nutzt |
| Abrechnung | Pro Platz und je nach Edition und Hub | Keine Lizenz pro Nutzer, das System gehört Ihnen |
| Funktionen | Teilweise erst in höheren Editionen | Werden bei Bedarf ergänzt, ohne Tarifwechsel |
| Marketing | Direkt eingebaut | Über Anbindung an Ihre bestehenden Tools |
| Anpassung | Im Rahmen der Plattform | Nach Ihrem Ablauf, auch Sonderregeln |
| Datenstandort | Beim Anbieter | Server in Deutschland |
Bleiben Sie bei HubSpot, unterstützen wir Sie dort genauso.
Ihr Team arbeitet bis zum Umschalten normal in HubSpot weiter. Erst wenn das neue CRM steht und getestet ist, wird gewechselt.
Wir sehen uns an, welche HubSpot-Funktionen Sie wirklich nutzen. Wenn Bleiben besser ist, sagen wir das.
Wir legen fest, was das neue CRM können muss und welche Tools für Marketing angebunden werden.
Wir bauen das CRM und übernehmen Kontakte, Firmen, Deals, Notizen und Aktivitäten aus HubSpot, bereinigt und zugeordnet.
Testimport, Einweisung, Umschalten. Danach passen wir Ihr CRM auf Zuruf an.
Weil nicht jedes Unternehmen alles braucht, was HubSpot bietet. HubSpot ist seit Jahren unser Schwerpunkt, und wir arbeiten gern darin. Wenn ein Kunde aber vor allem ein Vertriebs-CRM braucht und für ungenutztes Marketing bezahlt, ist ein ehrlicher Rat mehr wert als ein weiterer Betreuungsauftrag.
Oft ja. Vorher sollte man prüfen, welche Workflows, Berichte oder Objekte an der höheren Edition hängen, damit nach dem Wechsel nichts still ausfällt. Das übernehmen wir im Rahmen der HubSpot-Beratung.
Die laufen über das Tool weiter, das am besten zu Ihnen passt, zum Beispiel ein eigenes Newsletter-System. Formulare auf Ihrer Website senden Leads direkt ins neue CRM. Welche Anbindungen sinnvoll sind, klären wir im Zuschnitt.
Kontakte, Firmen, Deals, Notizen, Aktivitäten und in der Regel auch Anhänge. Wir bereinigen den Bestand, entfernen Dubletten und ordnen alles den neuen Phasen zu. Details stehen unter CRM wechseln.
Ja. Die Frage ist immer dieselbe: Nutzen Sie den Funktionsumfang, für den Sie bezahlen, und passt Ihr Ablauf hinein? Wenn nicht, ist ein eigenes CRM auch als Zoho-Alternative eine Option. Die Datenübernahme läuft nach demselben Muster.
Das hängt vom Umfang ab, deshalb nennen wir keine Pauschalpreise. Der Unterschied liegt im Modell: Bei HubSpot zahlen Sie dauerhaft pro Platz und Edition, beim eigenen CRM fallen keine Lizenzen pro Nutzer an. Laufend bleiben Hosting und Betreuung. Ein konkretes Angebot gibt es nach dem Erstgespräch.
Zeigen Sie uns Ihr Portal. Im kostenlosen Erstgespräch sagen wir Ihnen ehrlich, ob Aufräumen, eine andere Edition oder ein eigenes CRM der richtige Weg ist.
Zum Kurzformular →oder direkt anrufen: +49 5341 288 4730 · per Mail: info@mercolutio.com
