Der Admin ist weg
Die Person, die HubSpot damals eingerichtet hat, hat das Unternehmen verlassen oder eine andere Aufgabe. Niemand weiß mehr genau, welcher Workflow was tut. Also traut sich auch niemand, etwas zu ändern.
HubSpot-Betreuung
HubSpot-Betreuung: Ihr Portal in festen Händen
Sie haben HubSpot eingeführt, aber intern kümmert sich niemand richtig darum. Workflows laufen ins Leere, Felder wuchern, Berichte stimmen nicht mehr. Wir übernehmen die laufende Pflege und sind Ihr fester Ansprechpartner, wenn sich etwas ändern soll.
Zuletzt aktualisiert: 01.11.2026
- Fester Ansprechpartner
- Änderungen auf Zuruf
- Monatlicher Blick aufs Reporting
Was ist eine HubSpot-Betreuung?
Eine HubSpot-Betreuung ist die laufende Pflege Ihres Portals durch einen festen Ansprechpartner von außen. Statt eines einmaligen Projekts kümmern wir uns dauerhaft um Workflows, Properties, Pipelines, Berichte und Nutzer. Sie melden, was sich ändern soll, wir setzen es um. Einmal im Monat schauen wir gemeinsam auf das Reporting und sagen, wo es hakt.
Typische Ausgangslage
Warum HubSpot ohne Betreuung langsam verwildert.
HubSpot ist schnell eingerichtet. Schwierig wird es danach, wenn sich niemand zuständig fühlt. Diese drei Situationen begegnen uns am häufigsten.
Kleine Wünsche bleiben liegen
Ein neues Feld im Formular, eine zusätzliche Dealphase, ein Bericht für die Geschäftsführung. Jede Kleinigkeit landet auf einer Liste und wird nie erledigt, weil das Tagesgeschäft vorgeht.
Die Zahlen stimmen nicht mehr
Dashboards zeigen andere Werte als die Excel-Liste des Vertriebs. Lifecycle-Stages springen unerwartet. Am Ende glaubt keiner mehr den Berichten, und HubSpot wird zur teuren Adressdatenbank.
Leistungsumfang
Was zur laufenden Betreuung gehört.
Wir behandeln Ihr Portal so, als wären wir Teil Ihres Teams. Das heißt: Wir kennen Ihre Pipelines, Ihre Felder und Ihre Automatisierungen und wissen, warum sie so gebaut sind. Änderungen setzen wir sauber und dokumentiert um, damit das Portal übersichtlich bleibt.
Ist Ihr Portal heute schon sehr unübersichtlich, starten wir mit einem gründlichen HubSpot-Aufräumen. Danach lässt sich die laufende Pflege viel leichter halten. Fallen eher operative Aufgaben an, etwa Importe, Listen oder Lead-Zuweisung im Tagesgeschäft, ergänzt unser operativer RevOps-Support die Betreuung.
- Workflows prüfen, reparieren und neu anlegen
- Properties anlegen, zusammenführen und ausmisten
- Deal- und Ticket-Pipelines an Ihren Ablauf anpassen
- Berichte und Dashboards bauen, die die Leitung wirklich nutzt
- Nutzer anlegen, Rechte vergeben, Teams pflegen
- Formulare, Listen und E-Mail-Vorlagen aktuell halten
So arbeiten wir
Änderungen auf Zuruf und ein fester Termin im Monat.
Sie erreichen direkt die Gründer Bilal El-Jourani und Deniz Schlösser, ohne Ticketsystem und ohne Callcenter. Ein Anruf, eine Mail oder eine kurze Nachricht genügt. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden an Werktagen und sagen, wann die Änderung umgesetzt ist.
Einmal im Monat schauen wir gemeinsam auf Ihr Reporting. Wie viele Leads kamen rein, wie viele wurden qualifiziert, wo bleiben Deals hängen? Dabei fällt oft auf, wo ein Workflow nicht mehr greift oder eine Phase fehlt. So wird aus der Betreuung kein reines Abarbeiten, sondern eine stetige Verbesserung.
HubSpot ist seit Jahren unser Schwerpunkt, dort haben wir die meiste Erfahrung. Geht es um eine grundsätzliche Frage, etwa ob ein weiterer Hub oder ein anderer Tarif sinnvoll ist, hilft unsere HubSpot-Beratung. Und wenn HubSpot dauerhaft nicht zu Ihrem Ablauf passt oder die Lizenzkosten davonlaufen, ist ein eigenes CRM eine Option, das wir ebenfalls bauen und betreuen.
Einordnung
Betreuung, Projekt oder eigener Admin?
Drei Wege, HubSpot am Laufen zu halten. Welcher passt, hängt von Ihrer Teamgröße und dem Umfang der Änderungen ab.
| Kriterium | Einmaliges Projekt | Eigener Admin intern | Laufende Betreuung |
|---|---|---|---|
| Zeitraum | Begrenzt, danach Ende | Dauerhaft | Dauerhaft |
| Wissen über Ihr Portal | Geht nach Projektende verloren | Bleibt im Haus, solange die Person bleibt | Bleibt beim festen Ansprechpartner |
| Kleine Änderungen | Meist nicht vorgesehen | Möglich, wenn Zeit bleibt | Auf Zuruf |
| Urlaub, Krankheit, Kündigung | Nicht relevant | Lücke im Portal | Wird abgefangen |
| Passt für | Klar umrissene Einführung | Große Teams mit viel Arbeit im CRM | Mittelstand ohne Vollzeit-Admin |
So arbeiten wir
So startet die HubSpot-Betreuung.
Wir verschaffen uns zuerst einen Überblick, bevor wir etwas anfassen. So wissen wir, was in Ihrem Portal hängt und warum.
1
Erstgespräch
Sie erzählen uns, wie Sie HubSpot nutzen und wo es klemmt. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich.
2
Bestandsaufnahme
Wir sehen uns Workflows, Properties, Pipelines, Berichte und Nutzer an und notieren, was dringend ist und was warten kann.
3
Erste Baustellen
Wir beheben zuerst, was den Alltag stört: kaputte Workflows, falsche Zuweisungen, fehlende Felder.
4
Laufende Pflege
Ab dann setzen wir Änderungen auf Zuruf um und schauen einmal im Monat mit Ihnen auf das Reporting.
Häufige Fragen
HubSpot-Betreuung — kurz erklärt.
Für wen lohnt sich eine HubSpot-Betreuung?
Für Unternehmen, die HubSpot im Vertrieb oder Marketing einsetzen, aber keinen eigenen Admin in Vollzeit haben. Typisch sind mittelständische Firmen, bei denen HubSpot nebenbei von jemandem aus dem Vertrieb oder Marketing gepflegt wird.
Welche HubSpot-Hubs betreut ihr?
Vor allem Sales Hub und Marketing Hub, dazu Service Hub und das CRM selbst mit Kontakten, Unternehmen, Deals und Tickets. Wenn Sie zusätzliche Tools angebunden haben, behalten wir auch diese Schnittstellen im Blick.
Wie schnell werden Änderungen umgesetzt?
Wir antworten an Werktagen innerhalb von 24 Stunden. Kleine Änderungen wie ein neues Feld oder eine Anpassung im Workflow sind meist kurzfristig erledigt. Bei größeren Umbauten sprechen wir vorher ab, wie wir vorgehen.
Müssen wir unser Portal vorher aufräumen?
Nicht zwingend. Ist das Portal sehr unübersichtlich, empfehlen wir aber, zuerst aufzuräumen. Dann lässt sich die laufende Pflege besser planen, und Sie sehen schneller, was die Betreuung bringt.
Was kostet die HubSpot-Betreuung?
Das hängt davon ab, wie groß Ihr Portal ist und wie viele Änderungen typischerweise anfallen. Deshalb nennen wir keine Pauschalpreise. Nach der Bestandsaufnahme bekommen Sie ein Angebot, das zu Ihrem tatsächlichen Bedarf passt.
Was passiert, wenn wir die Betreuung beenden?
Ihr Portal gehört Ihnen, daran ändert sich nichts. Wir dokumentieren laufend, welche Workflows, Properties und Berichte wir angelegt oder geändert haben. So kann ein interner Admin oder ein anderer Dienstleister jederzeit nahtlos übernehmen.
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