Kontakte gibt es doppelt und dreifach
Dieselbe Person taucht mit privater und geschäftlicher Adresse auf, Unternehmen existieren in mehreren Schreibweisen. Der Vertrieb ruft doppelt an, und E-Mails gehen an veraltete Adressen.
HubSpot aufräumen
HubSpot aufräumen: Audit und Datenbereinigung für Ihr Portal
Mit den Jahren sammelt sich in jedem HubSpot-Portal Ballast an: doppelte Kontakte, Felder, die keiner mehr nutzt, Workflows, die sich gegenseitig stören. Wir prüfen Ihr Portal Bereich für Bereich und räumen auf, ohne dass Daten verloren gehen.
Zuletzt aktualisiert: 01.11.2026
- Audit vor jeder Änderung
- Keine Daten gehen verloren
- Checkliste zum Selbstprüfen
Was bedeutet es, ein HubSpot-Portal aufzuräumen?
Beim Aufräumen prüfen wir zuerst in einem Audit, was im Portal steckt: Kontakte, Unternehmen, Properties, Workflows, Listen, Lifecycle-Stages und Berechtigungen. Danach führen wir Dubletten zusammen, archivieren ungenutzte Felder, reparieren oder löschen kaputte Workflows und legen klare Regeln fest. Ziel ist ein Portal, in dem Ihr Team schnell findet, was es braucht, und dessen Berichte wieder stimmen.
Woran Sie es merken
Anzeichen, dass Ihr HubSpot aufgeräumt werden muss.
Unordnung entsteht schleichend. Meist fällt sie erst auf, wenn Berichte nicht mehr stimmen oder neue Kollegen sich nicht zurechtfinden.
Niemand blickt bei den Feldern durch
Es gibt drei Felder für die Leadquelle, alte Kampagnenfelder von vor Jahren und Dropdowns mit Werten, die keiner mehr kennt. Wer etwas eintragen soll, rät.
Workflows tun Unerwartetes
Ein Kontakt bekommt zwei Begrüßungsmails, Lifecycle-Stages springen zurück, Deals landen beim falschen Mitarbeiter. Oft stecken alte oder doppelte Workflows dahinter, die sich gegenseitig überschreiben.
Vorgehen
Erst verstehen, dann aufräumen.
Wir löschen nichts auf Verdacht. Am Anfang steht ein Audit: Wir exportieren den Ist-Zustand, schauen uns an, welche Properties wirklich befüllt sind, welche Workflows in den letzten Monaten ausgelöst wurden und welche Listen noch irgendwo verwendet werden. Das Ergebnis besprechen wir mit Ihnen, bevor wir etwas ändern.
Danach räumen wir in einer sinnvollen Reihenfolge auf. Zuerst die Daten selbst, also Dubletten und fehlerhafte Einträge. Dann die Struktur, also Felder, Lifecycle-Stages und Pipelines. Zum Schluss die Automatisierungen. So vermeiden wir, dass ein frisch reparierter Workflow gleich wieder mit falschen Daten arbeitet.
Damit das Portal danach nicht wieder verwildert, bieten wir eine laufende HubSpot-Betreuung an. Fallen viele Importe, Listen und Datenpflege im Alltag an, übernimmt unser operativer RevOps-Support diese Arbeit.
Nach dem Aufräumen
Regeln, damit es ordentlich bleibt.
Ein sauberes Portal bleibt nur sauber, wenn es klare Regeln gibt. Deshalb halten wir fest, wer neue Properties anlegen darf, wie Felder benannt werden und welche Workflows wofür zuständig sind. Das ist kein dickes Handbuch, sondern eine kurze Übersicht, die Ihr Team wirklich liest.
Manchmal zeigt das Audit auch, dass HubSpot an vielen Stellen gegen Ihren Ablauf arbeitet. Dann bringt Aufräumen nur kurzfristig etwas. Wenn HubSpot dauerhaft nicht passt oder die Lizenzkosten davonlaufen, ist ein eigenes CRM eine Option, das nach Ihrem Ablauf gebaut wird und Ihnen gehört. Ob das für Sie in Frage kommt, besprechen wir offen in der HubSpot-Beratung.
- Namensregeln für Properties und Listen
- Pflichtfelder an den richtigen Stellen
- Klare Zuständigkeit je Workflow
- Rechte so eng wie nötig, so weit wie sinnvoll
Checkliste
Diese Bereiche prüfen wir beim HubSpot-Audit.
Sie können die Liste auch selbst durchgehen. Wenn Sie bei mehreren Punkten unsicher sind, lohnt sich ein genauer Blick.
| Bereich | Was wir prüfen | Typisches Problem |
|---|---|---|
| Kontakte & Unternehmen | Dubletten, fehlende Zuordnung, veraltete Adressen | Gleiche Firma mehrfach, Kontakte ohne Unternehmen |
| Properties | Befüllungsgrad, doppelte Bedeutung, alte Werte | Mehrere Felder für dieselbe Information |
| Workflows | Aktivität, Überschneidungen, Fehlermeldungen | Zwei Workflows setzen dasselbe Feld unterschiedlich |
| Lifecycle-Stages | Definition je Phase, automatische Wechsel | Kontakte springen rückwärts oder bleiben hängen |
| Listen | Verwendung in Workflows, E-Mails, Berichten | Hunderte alte Listen, keiner weiß, welche noch zählen |
| Pipelines | Phasen, Pflichtfelder, Wahrscheinlichkeiten | Phasen, die keiner nutzt, Deals ohne Betrag |
| Nutzer & Berechtigungen | Aktive Nutzer, Rollen, Teams | Ehemalige Mitarbeiter mit Zugang, zu weite Rechte |
| Berichte & Dashboards | Datenquelle, Filter, Nutzung | Berichte zeigen andere Zahlen als der Vertrieb |
So arbeiten wir
So räumen wir Ihr HubSpot auf.
Ihr Team arbeitet während des Aufräumens normal weiter. Größere Änderungen stimmen wir vorher mit Ihnen ab.
1
Erstgespräch
Sie schildern, was Sie im Portal stört. Wir klären, welche Hubs und Bereiche betroffen sind.
2
Audit
Wir sichern den Ist-Zustand und prüfen alle Bereiche der Checkliste. Sie erhalten eine verständliche Übersicht mit Empfehlungen.
3
Bereinigung
Wir führen Dubletten zusammen, misten Properties und Listen aus und reparieren oder ersetzen Workflows.
4
Regeln & Übergabe
Wir halten fest, wie das Portal ordentlich bleibt, und zeigen Ihrem Team die Änderungen.
Häufige Fragen
HubSpot aufräumen — kurz erklärt.
Gehen beim Aufräumen Daten verloren?
Nein. Bevor wir etwas zusammenführen oder archivieren, sichern wir den Ist-Zustand per Export. Properties archivieren wir zuerst, statt sie sofort zu löschen. Beim Zusammenführen von Dubletten legen wir vorher fest, welcher Wert gewinnt.
Wie finden Sie Dubletten in HubSpot?
HubSpot schlägt selbst mögliche Dubletten vor. Das reicht aber oft nicht, etwa bei unterschiedlichen E-Mail-Adressen derselben Person oder abweichenden Firmennamen. Wir ergänzen das um eigene Abgleiche, zum Beispiel über Domain, Telefonnummer oder Namen, und prüfen unklare Fälle mit Ihnen.
Woher wissen Sie, welche Workflows noch gebraucht werden?
Wir schauen, wann ein Workflow zuletzt ausgelöst wurde, was er ändert und ob andere Workflows davon abhängen. Unklare Fälle schalten wir nicht einfach ab, sondern klären sie mit den Verantwortlichen in Vertrieb oder Marketing.
Wie oft sollte man ein HubSpot-Portal aufräumen?
Ein großes Aufräumen ist meist nur einmal nötig. Danach genügt es, regelmäßig kleine Prüfungen zu machen, etwa bei neuen Feldern oder Kampagnen. Das übernehmen wir auf Wunsch im Rahmen der laufenden HubSpot-Betreuung.
Was kostet ein HubSpot-Audit?
Das hängt von der Größe des Portals ab, also von der Zahl der Datensätze, Properties und Workflows. Deshalb nennen wir keine Pauschalpreise. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein konkretes Angebot.
Brauchen wir dafür Admin-Zugang?
Ja. Für das Audit und die Bereinigung brauchen wir einen Nutzer mit Admin-Rechten. Sie können diesen Zugang jederzeit wieder entziehen. Wir arbeiten mit einem eigenen Nutzer, damit alle Änderungen nachvollziehbar sind.
Passend dazu
Weitere Themen, die Sie interessieren könnten.
Bringen wir Ordnung in Ihr HubSpot.
Zeigen Sie uns Ihr Portal in einem kostenlosen Erstgespräch. Wir sagen Ihnen, wo die größten Baustellen liegen und womit Sie anfangen sollten.
Zum Kurzformular →oder direkt anrufen: +49 5341 288 4730 · per Mail: info@mercolutio.com