Alles wird ungeprüft kopiert
Wer den alten Bestand eins zu eins überträgt, nimmt auch Dubletten, Testkontakte und verwaiste Felder mit. Das neue CRM ist dann vom ersten Tag an so unübersichtlich wie das alte.
CRM-Datenmigration
CRM wechseln ohne Datenverlust: So läuft die Migration
Ein neues CRM ist schnell ausgewählt. Die eigentliche Sorge ist meist eine andere: Was passiert mit Jahren an Kontakten, Notizen und offenen Deals? Hier lesen Sie, wie eine Datenübernahme sauber abläuft und wie Ihr Vertrieb dabei weiterarbeiten kann.
Zuletzt aktualisiert: 01.11.2026
- Kein Stillstand im Vertrieb
- Bereinigte Daten statt Altlasten
- Testimport vor dem Umschalten
Wie wechselt man das CRM, ohne Daten zu verlieren?
Mit einem festen Ablauf: erst klären, welche Daten wirklich gebraucht werden, dann vollständig exportieren, bereinigen und Dubletten entfernen. Danach werden alte Felder den neuen zugeordnet und ein Testimport geprüft. Erst wenn der Test stimmt, folgt der endgültige Import und das Umschalten. Das alte System bleibt bis dahin in Betrieb, so geht nichts verloren.
Warum Migrationen schiefgehen
Die drei häufigsten Fehler beim CRM-Wechsel.
Daten gehen selten bei der Technik verloren. Meist liegt es an fehlender Vorbereitung. Diese drei Fehler sehen wir immer wieder.
Die Verknüpfungen reißen ab
Kontakte kommen an, aber ohne ihre Firma. Deals sind da, aber ohne Notizen. Wenn Beziehungen zwischen Datensätzen beim Export nicht mitgedacht werden, fehlt hinterher der Zusammenhang.
Umschalten an einem Stichtag ohne Test
Freitags exportiert, montags im neuen System – und dann fehlen Telefonnummern oder Phasen stimmen nicht. Ohne Testlauf merkt man Fehler erst, wenn der Vertrieb schon damit arbeitet.
Was mitkommt
Diese Daten übernehmen wir ins neue CRM.
Ziel ist, dass Ihr Team im neuen System so weiterarbeiten kann, als wäre nichts gewesen. Dazu gehören nicht nur die Stammdaten, sondern auch der Verlauf: Wer hat wann mit wem gesprochen, was wurde zugesagt, welcher Deal steht wo?
Wichtig ist dabei die Reihenfolge. Erst Firmen, dann Kontakte, dann Deals, zuletzt Notizen und Aktivitäten. So hängen alle Verknüpfungen am richtigen Datensatz. Anhänge wie Angebote oder Verträge übernehmen wir, wenn das alte System sie exportieren lässt, und hängen sie wieder an den passenden Kontakt oder Deal.
- Kontakte mit Telefon, E-Mail, Zuständigkeit und Herkunft
- Firmen und ihre Zuordnung zu Kontakten
- Deals mit Phase, Wert, Abschlussdatum und Verantwortlichem
- Notizen und Gesprächsverläufe
- Aktivitäten wie Anrufe, Termine und offene Wiedervorlagen
- Dateien und Anhänge, soweit exportierbar
Was bleiben darf
Was Sie bewusst zurücklassen sollten.
Ein Wechsel ist die beste Gelegenheit zum Ausmisten. Nicht alles, was in Ihrem alten CRM steckt, hilft Ihrem Team. Manches macht die Arbeit nur langsamer. Wir gehen den Bestand deshalb gemeinsam mit Ihnen durch und entscheiden pro Datenart, ob sie mitkommt.
Was nicht übernommen wird, ist nicht weg. Sie behalten einen vollständigen Export als Archiv. So können Sie auch später noch nachsehen, ohne dass alte Daten den Alltag im neuen System stören. Welche Aufbewahrungspflichten für Sie gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
- Dubletten und Testdatensätze
- Felder, die seit Jahren niemand mehr pflegt
- Kontakte ohne gültige Telefonnummer oder E-Mail-Adresse
- Alte Automationen und Workflows, die zum neuen Ablauf nicht passen
Der Ablauf im Detail
Acht Schritte vom alten zum neuen CRM.
Jede Migration folgt bei uns demselben Muster. Das schafft Ruhe, weil jeder Schritt geprüft ist, bevor der nächste beginnt. Ihr Vertrieb arbeitet in dieser Zeit ganz normal im alten System weiter.
Besonders wichtig ist die Feldzuordnung. Hier wird festgelegt, wohin jedes alte Feld im neuen CRM wandert. Aus „Status 3“ wird zum Beispiel die Phase „Angebot verschickt“. Diese Liste stimmen wir mit Ihnen ab, denn nur Ihr Team weiß, was die alten Werte im Alltag bedeutet haben. Ob das Ziel ein Standard-CRM oder ein eigenes CRM nach Ihrem Ablauf ist, spielt für die Methode keine Rolle.
- Bestandsaufnahme: Welche Daten gibt es, welche werden gebraucht?
- Export: vollständiger Abzug aller Objekte samt Verknüpfungen
- Bereinigung: Dubletten zusammenführen, Schreibweisen vereinheitlichen
- Feldzuordnung: alte Felder und Werte den neuen zuweisen
- Testimport: Stichproben prüfen, Fehler korrigieren
- Parallelbetrieb: kurze Phase, in der beide Systeme laufen
- Go-live: finaler Import mit dem aktuellen Stand, dann Umschalten
- Einweisung: Ihr Team lernt das neue CRM mit den eigenen Daten kennen
So arbeiten wir
So begleiten wir Ihren CRM-Wechsel.
Aus den acht Arbeitsschritten werden für Sie vier klare Etappen mit jeweils einer Abstimmung.
1
Erstgespräch & Bestandsaufnahme
Sie zeigen uns Ihr altes CRM. Wir klären, welche Daten es gibt, was mitkommen soll und wohin der Weg geht.
2
Export & Bereinigung
Wir ziehen alle Daten ab, entfernen Dubletten und vereinheitlichen Schreibweisen. Sie bekommen ein vollständiges Archiv.
3
Zuordnung & Testimport
Wir stimmen die Feldzuordnung mit Ihnen ab und importieren einen Testbestand. Sie prüfen Stichproben, bevor es ernst wird.
4
Go-live & Einweisung
Finaler Import mit dem aktuellen Stand, Umschalten, Einweisung Ihres Teams. Danach bleiben wir Ansprechpartner.
Häufige Fragen
CRM-Datenmigration — kurz erklärt.
Aus welchen Systemen können Sie Daten übernehmen?
Aus allen gängigen CRMs, die einen Export oder eine Schnittstelle anbieten, zum Beispiel Pipedrive und HubSpot. Auch Excel-Listen, CSV-Dateien und Adressbücher lassen sich übernehmen. Im Erstgespräch prüfen wir, welche Exportwege Ihr System konkret bietet. Ob sich der Wechsel überhaupt lohnt, klären unsere Entscheidungshilfen zur Pipedrive-Alternative und zur HubSpot-Alternative.
Muss unser Vertrieb während der Migration pausieren?
Nein. Ihr Team arbeitet bis zum Go-live im alten System weiter. Der finale Import holt den aktuellen Stand kurz vor dem Umschalten nach. Was bis dahin neu dazukommt, geht also nicht verloren.
Kommen auch E-Mails und Notizen mit?
Notizen und protokollierte Aktivitäten übernehmen wir in der Regel vollständig. Bei E-Mails hängt es davon ab, wie das alte CRM sie speichert und ob es sie exportieren lässt. Das prüfen wir vorab, damit Sie wissen, was ankommt.
Was passiert mit Dubletten?
Wir suchen gezielt nach doppelten Kontakten und Firmen, etwa über E-Mail, Telefonnummer oder Firmenname. Eindeutige Fälle führen wir zusammen, unklare legen wir Ihnen zur Entscheidung vor. So landet jeder Kontakt nur einmal im neuen CRM.
Wie lange dauert eine CRM-Migration?
Das hängt von Datenmenge, Anzahl der Objekte und Zustand des Bestands ab. Einen Zeitplan bekommen Sie nach der Bestandsaufnahme. Ein Großteil der Arbeit läuft im Hintergrund, Ihr Team ist nur bei Abstimmung, Stichproben und Einweisung gefragt.
Machen Sie auch nur die Migration ohne neues CRM?
Ja. Wenn Sie Ihr Zielsystem schon gewählt haben, übernehmen wir die Datenmigration dorthin. Wenn Sie noch unsicher sind, hilft unsere CRM-Beratung bei der Auswahl. Und wer seinen Ablauf ganz ohne Lizenzmodell abbilden will, findet beim individuellen CRM die passende Lösung.
Passend dazu
Weitere Themen, die Sie interessieren könnten.
CRM wechseln, ohne etwas zu verlieren.
Zeigen Sie uns Ihr altes System. Im kostenlosen Erstgespräch sagen wir Ihnen, was sich übernehmen lässt, was zurückbleiben sollte und wie der Umstieg abläuft.
Zum Kurzformular →oder direkt anrufen: +49 5341 288 4730 · per Mail: info@mercolutio.com