Pipedrive ist ein gutes Werkzeug für eine übersichtliche Vertriebspipeline. Wenn Ihr Team wächst, Sie Leads aus vielen Quellen einkaufen oder Ihr Ablauf eigene Regeln hat, stößt es aber an Grenzen. Hier lesen Sie, wann sich ein Wechsel lohnt und wann nicht.
Zuletzt aktualisiert: 01.11.2026
Wenn Ihr Vertrieb an Pipedrive vorbei arbeitet: Felder werden zweckentfremdet, wichtige Schritte laufen in Excel oder im Postfach, und jede weitere Funktion bedeutet einen höheren Tarif oder ein Zusatzmodul. Dann bildet ein eigenes CRM Ihren echten Ablauf ab, gehört Ihnen und kostet keine Lizenz pro Nutzer. Passt Ihr Prozess dagegen gut in eine einfache Pipeline, ist Pipedrive oft weiterhin die schnellere Lösung.
Kein Werkzeug ist für jeden Vertrieb gemacht. Diese drei Muster hören wir am häufigsten von Teams, die über eine Alternative nachdenken.
Pipedrive rechnet pro Nutzer ab. Jede neue Vertriebskraft, jede Assistenz und jeder Teamleiter, der nur mal reinschauen will, ist ein weiterer Platz. Dazu kommen Funktionen, die erst im höheren Tarif oder als Zusatzmodul verfügbar sind.
Gekaufte Leads brauchen Dublettenprüfung, Zuweisungsregeln und Rückgaben an den Lieferanten. Wenn das in Pipedrive nur mit Umwegen, Workarounds oder externen Tools geht, wird der Alltag mühsam.
Notizen in Excel, Absprachen in WhatsApp, Auswertungen per Hand. Spätestens wenn die Leitung wissen will, welche Leadquelle sich rechnet, fehlt die Grundlage.
Nicht jedes Team braucht ein eigenes System. Pipedrive spielt seine Stärken aus, wenn der Vertrieb klein ist, die Leads überwiegend selbst generiert werden und der Ablauf einer klassischen Pipeline folgt: Kontakt, Termin, Angebot, Abschluss.
Hakt es nur an der Einrichtung, also an unklaren Phasen, fehlenden Pflichtfeldern oder nicht genutzten Automationen, lohnt sich zuerst ein Aufräumen. Das ist schneller als ein Wechsel. Dabei hilft unsere CRM Agentur.
Ein individuelles CRM wird nicht aus einem Baukasten zusammengeklickt, sondern nach Ihrem Ablauf gebaut. Es enthält nur die Funktionen, die Ihr Team wirklich nutzt, und genau die Regeln, die Ihr Vertrieb braucht.
Weil das System Ihnen gehört, zahlen Sie keine Lizenz pro Platz. Ein neuer Kollege ist einfach ein neuer Zugang. Das CRM läuft auf Servern in Deutschland, und Mercolutio betreut und erweitert es dauerhaft, wenn sich Ihr Vertrieb verändert.
Die Tabelle zeigt die grundsätzlichen Unterschiede der beiden Modelle, keine Bewertung einzelner Funktionen.
| Kriterium | Pipedrive | Eigenes CRM |
|---|---|---|
| Abrechnung | Lizenz pro Nutzer und Monat, je nach Tarif | Keine Lizenz pro Nutzer, das System gehört Ihnen |
| Start | Sofort nutzbar, Einrichtung durch Sie | Erst Zuschnitt und Aufbau, dann Start mit Ihren Daten |
| Anpassung | Im Rahmen der Einstellungen und Erweiterungen | Nach Ihrem Ablauf, auch Sonderregeln |
| Leadquellen | Über Integrationen und Zusatztools | Direkt angebunden, inklusive Dublettenprüfung |
| Datenstandort | Beim Anbieter | Server in Deutschland |
| Weiterentwicklung | Durch den Hersteller, für alle Kunden | Auf Zuruf, nur für Ihr Team |
Ihr Vertrieb arbeitet bis zum Umstieg ganz normal in Pipedrive weiter. Erst wenn das neue CRM fertig und getestet ist, wird umgeschaltet.
Sie zeigen uns Ihr Pipedrive und Ihren Leadfluss. Wir sagen offen, ob sich ein eigenes CRM lohnt oder ob Aufräumen reicht.
Wir legen gemeinsam Phasen, Felder, Regeln und Schnittstellen fest. Nur das, was Ihr Team wirklich braucht.
Wir bauen das CRM und übernehmen Kontakte, Deals, Notizen und Historie aus Pipedrive, bereinigt und zugeordnet.
Einweisung, Umschalten, danach bleiben wir Ihr Ansprechpartner für Anpassungen und Erweiterungen.
Ja. Kontakte, Organisationen, Deals, Notizen und Aktivitäten lassen sich aus Pipedrive exportieren. Wir bereinigen die Daten, entfernen Dubletten und ordnen alles den neuen Phasen zu. Ihr Team startet mit dem vollständigen Bestand. Wie das genau abläuft, steht unter CRM wechseln.
Am Anfang ja, weil das System erst gebaut wird. Dafür entfällt später die Arbeit, die heute an Workarounds hängt: doppelte Pflege, Tabellen nebenher, Zusatztools. Ob sich das für Sie rechnet, klären wir im Erstgespräch ehrlich.
Das hängt vom Umfang ab, deshalb nennen wir keine Pauschalpreise. Der wichtigste Unterschied ist das Modell: Bei Pipedrive zahlen Sie dauerhaft pro Nutzer, beim eigenen CRM fallen keine Lizenzen pro Platz an. Was laufend bleibt, sind Hosting und Betreuung. Ein konkretes Angebot bekommen Sie nach dem Erstgespräch.
Das richtet sich nach Umfang, Schnittstellen und Datenmenge. Einen Zeitplan in Wochen bekommen Sie nach dem Zuschnitt. Ihr Vertrieb arbeitet bis zum Umschalten normal in Pipedrive weiter.
Wenn ein Wechsel sich nicht lohnt, sagen wir das. Dann ist meist eine saubere Neueinrichtung mit klaren Phasen und Automatisierungen der bessere Weg. Mehr dazu bei unserer CRM Agentur.
Zeigen Sie uns Ihr Setup. Wir sagen Ihnen in einem kostenlosen Erstgespräch ehrlich, ob ein eigenes CRM für Sie Sinn ergibt oder ob Aufräumen reicht.
Zum Kurzformular →oder direkt anrufen: +49 5341 288 4730 · per Mail: info@mercolutio.com
