Das Tool kommt vor dem Prozess
Ein CRM wird nach Empfehlung, Demo oder Preisliste gewählt. Erst danach fällt auf, dass die eigenen Phasen, Rollen und Sonderfälle nicht hineinpassen. Dann beginnt das Verbiegen.
CRM-Beratung
CRM-Beratung: Erst den Ablauf verstehen, dann das System wählen
Viele CRM-Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an der Reihenfolge. Erst wird ein Tool gekauft, dann merkt man, dass es nicht zum Vertrieb passt. Unsere CRM-Beratung dreht das um: Wir klären zuerst, wie Ihr Team arbeitet, und empfehlen danach ein System. Das kann ein Standard-CRM sein oder ein eigenes.
Zuletzt aktualisiert: 01.11.2026
- Herstellerneutral
- Ablauf vor Software
- Ehrliche Empfehlung
Was bringt eine unabhängige CRM-Beratung?
Sie bekommen eine Empfehlung, die von Ihrem Ablauf ausgeht und nicht von einem Produkt, das verkauft werden soll. Wir nehmen auf, wie Leads hereinkommen, wer sie bearbeitet und welche Auswertungen die Leitung braucht. Daraus folgt, ob ein Standard-CRM reicht, welches Modell passt oder ob ein eigenes CRM die bessere Wahl ist. HubSpot ist seit Jahren unser Schwerpunkt, trotzdem raten wir nur dazu, wenn es wirklich passt.
Typische Stolpersteine
Warum CRM-Einführungen oft holprig werden.
Die meisten Probleme sind schon vor dem ersten Login angelegt. Diese drei Muster sehen wir immer wieder.
Niemand fühlt sich verantwortlich
Das System ist eingerichtet, aber keiner pflegt Felder, Regeln und Berichte. Nach ein paar Monaten arbeitet jeder anders, und die Daten werden unzuverlässig.
Das Team nimmt es nicht an
Wenn das CRM mehr Arbeit macht als es spart, tragen Vertriebler nur das Nötigste ein. Die eigentlichen Infos landen wieder in Notizbüchern, Tabellen oder Chats.
Bedarfs-Check
Selbsttest: Wie klar ist Ihr Bedarf schon?
Bevor Sie Anbieter vergleichen, lohnt ein ehrlicher Blick nach innen. Gehen Sie die folgenden Fragen durch. Je mehr Sie spontan und klar beantworten können, desto leichter wird die Auswahl.
Wenn Sie bei mehreren Punkten zögern, ist das kein schlechtes Zeichen. Genau diese offenen Fragen klären wir in der Beratung, bevor Geld in ein System fließt. Wer seine Leads einkauft, findet zusätzliche Punkte auf der Seite CRM für Leadkäufer.
- Können Sie Ihren Vertriebsablauf in fünf bis acht Phasen beschreiben?
- Wissen Sie, aus welchen Quellen Ihre Leads kommen und wie viele pro Monat?
- Ist geregelt, wer welchen Lead bekommt und bis wann er sich meldet?
- Gibt es Sonderfälle, etwa Rückgaben an Lieferanten oder mehrere Ansprechpartner je Auftrag?
- Welche Zahlen will die Leitung jede Woche sehen, und woher kommen sie heute?
- Mit welchen Systemen muss das CRM sprechen: Mail, Kalender, Telefonie, Buchhaltung, Website?
- Wie viele Personen arbeiten im CRM, und wie viele schauen nur hinein?
- Wer kümmert sich nach der Einführung um Pflege und Änderungen?
- Gibt es Vorgaben zum Datenstandort oder zum Datenschutz, die das System erfüllen muss?
- Wie stark wird sich Ihr Ablauf in den nächsten zwei Jahren voraussichtlich ändern?
Die Grundsatzfrage
Standard-CRM oder eigenes CRM?
Ein Standard-CRM wie HubSpot oder Pipedrive ist sofort verfügbar, wird vom Hersteller weiterentwickelt und deckt viele übliche Abläufe gut ab. Es passt besonders dann, wenn Ihr Vertrieb einer klassischen Pipeline folgt und die eingebauten Berichte genügen. Wenn HubSpot im Rennen ist, gehen wir mit der HubSpot-Beratung tiefer in Tarife, Module und Einrichtung.
Ein individuelles CRM lohnt sich, wenn Ihr Ablauf eigene Regeln hat, die ein Standardsystem nur mit Umwegen abbildet. Es wird nach Ihrem Prozess gebaut, läuft auf Servern in Deutschland, gehört Ihnen und kostet keine Lizenz pro Nutzer. Mercolutio betreut es dauerhaft und passt es an, wenn sich Ihr Vertrieb verändert.
Dazwischen gibt es oft einen dritten Weg: das vorhandene System sauber neu aufsetzen. Viele Teams brauchen kein neues CRM, sondern klare Phasen, Pflichtfelder und Automationen. Dabei hilft unsere CRM Agentur.
- Standard-CRM: schneller Start, übliche Abläufe, Abrechnung pro Nutzer
- Eigenes CRM: Ihr Ablauf, Ihre Regeln, keine Lizenz pro Nutzer, gehört Ihnen
- Neu aufsetzen: vorhandenes System behalten, aber sauber strukturieren
So arbeiten wir
So läuft die CRM-Beratung ab.
Sie sprechen direkt mit den Gründern. Am Ende steht eine klare Empfehlung, die Sie auch ohne uns umsetzen könnten.
1
Erstgespräch
Kostenlos und unverbindlich. Sie schildern Ihre Lage, wir stellen Fragen und sagen, ob eine tiefere Beratung überhaupt nötig ist.
2
Ablauf aufnehmen
Wir zeichnen gemeinsam Ihren Weg vom Lead bis zum Abschluss auf, mit Rollen, Sonderfällen, Schnittstellen und gewünschten Auswertungen.
3
Empfehlung
Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung: welches Modell passt, welche Anforderungen zwingend sind und worauf Sie bei Anbietern achten sollten.
4
Einführung begleiten
Auf Wunsch setzen wir die Empfehlung um, richten ein Standard-CRM ein oder bauen ein eigenes. Sie können aber auch selbst weitermachen.
Häufige Fragen
CRM-Beratung — kurz erklärt.
Seid ihr wirklich herstellerneutral, obwohl ihr viel mit HubSpot arbeitet?
HubSpot ist seit Jahren unser Schwerpunkt, dort haben wir die meiste Erfahrung. Wir verdienen aber nicht daran, dass Sie ein bestimmtes Produkt kaufen. Passt ein anderes Standard-CRM oder ein eigenes System besser, sagen wir das.
Was ist der Unterschied zwischen CRM-Beratung und CRM-Einführung?
Die Beratung klärt, welches System zu Ihrem Ablauf passt und was es können muss. Die Einführung setzt das um: Einrichtung, Datenübernahme, Schulung. Beides kann von uns kommen, muss es aber nicht.
Wir haben schon ein CRM. Lohnt sich eine Beratung trotzdem?
Oft sogar besonders. Viele Teams merken erst im Alltag, wo das System hakt. Wir prüfen, ob Neu-Aufsetzen reicht oder ob ein Wechsel sinnvoll ist. Wie ein Wechsel ohne Datenverlust läuft, steht unter CRM wechseln.
Wie lange dauert eine CRM-Beratung?
Das hängt von Größe und Komplexität Ihres Vertriebs ab. Bei kleinen Teams genügen oft wenige Termine, bei mehreren Standorten oder vielen Schnittstellen braucht es mehr. Nach dem Erstgespräch können wir das gut einschätzen.
Wer muss bei uns an der Beratung teilnehmen?
Idealerweise die Person, die über das System entscheidet, und mindestens eine Person aus dem Vertriebsalltag. Wer täglich mit Leads arbeitet, kennt die Sonderfälle, die in keiner Präsentation auftauchen.
Bekommen wir am Ende eine Empfehlung, die wir selbst umsetzen können?
Ja. Die Empfehlung beschreibt Modell, Pflichtanforderungen und Prüffragen für Anbieter so, dass Sie damit auch ohne uns weiterarbeiten können.
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