Warum ein eigenes CRM statt fertiger Maklersoftware?
Fertige Maklersoftware passt, solange Ihr Büro so arbeitet, wie der Hersteller es vorsieht. Ein eigenes CRM lohnt sich, wenn Sie Objektdaten mehrfach pflegen, Website und Exposés aus getrennten Systemen bedienen, je Nutzer oder Objekt Lizenz zahlen oder Funktionen brauchen, die der Hersteller nicht anbietet. Das System wird um Ihren Ablauf gebaut, gehört Ihnen und läuft auf Servern in Deutschland. Ob das bei Ihnen der Fall ist, sagen wir Ihnen im Erstgespräch offen, auch wenn die Antwort lautet: Ihre Software reicht.
Welche Daten lassen sich aus unserer bisherigen Maklersoftware übernehmen?
Objekte mit Eckdaten, Fotos und Dokumenten, Eigentümer- und Interessentenkontakte, Suchprofile, Anfragen und Aktivitäten. Die meisten Programme exportieren Objekte im OpenImmo-Format und Kontakte als Tabelle; was sich nicht exportieren lässt, übernehmen wir über Importe oder das Auslesen von Dokumenten. Vor dem Umzug bereinigen wir Dubletten und ordnen jeden Datensatz dem neuen Aufbau zu, damit Ihr Team mit dem vollständigen Bestand startet.
Können unsere Objekte weiter auf Immobilienportalen erscheinen?
Ja. Für die Übergabe an Portale gibt es den Branchenstandard OpenImmo, über den Objekte an die gängigen Immobilienportale übertragen werden. Welche Portale Sie weiter nutzen und ob Anfragen von dort automatisch ins CRM laufen sollen, legen wir im Erstgespräch fest.
Was kostet ein CRM für Immobilienmakler?
Das hängt vom Umfang ab: Zahl der Objekte und Nutzer, Website-Anbindung, Portale, KI-Funktionen und Umfang der Datenübernahme. Lizenzgebühren je Nutzer oder Objekt fallen nicht an; Entwicklung und Betreuung erhalten Sie nach dem kostenlosen Erstgespräch als individuelles Angebot. Ein Makler mit mehreren Dutzend Objekten gibt für CRM, KI und Server zusammen heute rund 30 % weniger aus als vorher. Was CRM-Systeme am Markt je Nutzer kosten, zeigt unser Ratgeber „Was kostet ein CRM?“.
Welche KI-Funktionen sind für Makler sinnvoll?
Solche, die wiederkehrende Arbeit abnehmen und sich am Ergebnis messen lassen: eine Renovierungsvorschau, die Interessenten direkt am Objekt zeigt, was möglich ist; Beiträge für Instagram und Facebook, die aus den Objektdaten entstehen; Textentwürfe für Exposés und Antworten auf Standardanfragen, die Ihr Team nur noch prüft. Entscheidungen bleiben bei Ihnen, und was keinen Nutzen zeigt, bauen wir nicht ein.
Wie sieht es mit Datenschutz, Energieausweis und Geldwäschegesetz aus?
Das CRM läuft auf Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO, Rollen und Rechten sowie Löschfristen, die sich im System abbilden lassen. Pflichtangaben und Dokumentationspflichten, etwa die Werte aus dem Energieausweis in Anzeigen und Exposés oder die Identifizierung von Vertragspartnern nach dem Geldwäschegesetz, werden als Pflichtfelder und Checklisten hinterlegt, damit nichts vergessen wird. Die rechtliche Prüfung Ihrer Abläufe ersetzt das nicht.
Lohnt sich das auch für ein kleines Maklerbüro?
Wenn das Büro viele Objekte oder Anfragen bewegt und heute mehrere Programme nebeneinander nutzt, ja. Bei wenigen Objekten im Jahr und einem eingespielten Ablauf in einer Maklersoftware ist ein eigenes System selten die bessere Wahl. Wir sagen Ihnen im Erstgespräch, in welche Gruppe Sie gehören.
Wie lange dauert es, bis das CRM läuft?
Das richtet sich nach dem Umfang. Wir starten mit den Bausteinen, die Ihr Büro sofort braucht, zum Beispiel Objektbestand und Anfragen, und erweitern dann Schritt für Schritt um Website, Portale und KI-Funktionen. Einen konkreten Plan bekommen Sie mit dem Angebot nach dem Erstgespräch.
Was passiert, wenn wir die Zusammenarbeit beenden?
Das System und alle Daten bleiben Ihres. Wir dokumentieren Aufbau und Abläufe und schulen Ihr Team, damit Sie das CRM auch ohne uns betreiben oder von einem anderen Dienstleister weiterentwickeln lassen können. Objekte und Kontakte bekommen Sie jederzeit in gängigen Formaten.
