„CRM in Excel“ ist für viele kleine Vertriebe der Normalfall: eine Tabelle mit Firma, Ansprechpartner, Telefonnummer, Status und einer Spalte „Bemerkung“. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert. Dieser Ratgeber zeigt, wie lange eine Excel-Liste als CRM reicht, woran Sie erkennen, dass der Wechsel ansteht, und wie Sie die Liste ohne Datenverlust in ein CRM überführen.
Excel als CRM: Wofür die Tabelle gut ist
Excel hat drei echte Stärken: Jeder kann es bedienen, es kostet nichts zusätzlich, und eine Liste ist in zehn Minuten angelegt. Für ein Einzelunternehmen mit ein paar Dutzend Kontakten oder einen Vertrieb, der gerade erst anfängt, ist das genau richtig. Niemand braucht ein CRM, bevor es Kontakte gibt, die man darin verwalten könnte.
Wenn Sie bei Excel bleiben, bauen Sie die Liste so, dass sie später sauber in ein CRM umziehen kann. Diese Spalten haben sich bewährt:
| Spalte | Inhalt | Warum |
|---|---|---|
| Firma | Firmenname, eindeutig geschrieben | Dubletten vermeiden; wird später das Firmen-Objekt im CRM |
| Ansprechpartner | Vor- und Nachname in getrennten Spalten | Getrennte Felder lassen sich importieren, „Max Mustermann“ in einer Zelle nicht sauber |
| E-Mail und Telefon | Je eine Spalte, einheitliches Format | Schlüssel für die Dublettenprüfung beim Import |
| Quelle | Woher der Kontakt kommt: Website, Messe, Empfehlung, Portal | Später die wichtigste Auswertung: Welche Quelle bringt Kunden? |
| Status | Feste Werte aus einer Dropdown-Liste, kein Freitext | Wird im CRM zur Pipeline-Phase |
| Nächster Schritt und Datum | Was ist zu tun, bis wann | Wird im CRM zur Wiedervorlage |
| Zuständig | Kürzel des Kollegen | Wird im CRM zur Zuweisung |
| Notizen | Freitext, jeder Eintrag mit Datum davor | Lässt sich als Verlauf importieren |
Die wichtigste Regel: Jede Spalte hat genau einen Inhalt, und Status-Werte kommen aus einer festen Liste. Eine Zelle mit „angerufen, Angebot geschickt, meldet sich nächste Woche“ ist für Menschen lesbar, für einen Import wertlos.
Woran Sie merken, dass Excel als CRM nicht mehr reicht
Der Wechsel kündigt sich nicht mit einem Knall an, sondern mit kleinen Reibungen, die sich häufen. Sechs typische Zeichen:
- Mehrere Kollegen pflegen die Liste, und es gibt inzwischen „Kunden_final_v3.xlsx“ und „Kunden_Vertrieb_neu.xlsx“ nebeneinander.
- Wiedervorlagen gehen verloren, weil niemand die Spalte „Nächster Schritt“ morgens durchsieht.
- Leads kommen aus mehreren Quellen (Website-Formular, Portal, Empfehlungen) und werden per Hand abgetippt.
- Die Frage „Welche Quelle bringt eigentlich Kunden?“ lässt sich nur mit einer Stunde Filterarbeit beantworten.
- Ein Kollege geht, und mit ihm das Wissen, was in seinen Bemerkungs-Zellen steht.
- E-Mails, Angebote und Termine liegen in Outlook, die Liste weiß nichts davon.
Treffen zwei oder drei Punkte zu, kostet die Tabelle mehr Zeit, als sie spart. Dann ist ein CRM kein Luxus, sondern die billigere Variante.
Excel-Liste ins CRM übernehmen: sechs Schritte
- Liste bereinigen, bevor irgendetwas importiert wird. Dubletten zusammenführen, tote Kontakte löschen oder markieren, Schreibweisen vereinheitlichen (GmbH, Straße, Telefonformat). Was hier liegen bleibt, holen Sie im CRM nie wieder ein.
- Spalten auf Felder abbilden. Für jede Spalte entscheiden: Wird sie ein Feld am Kontakt, ein Feld an der Firma, eine Phase oder eine Aktivität? Spalten ohne Zuordnung werden gestrichen oder als Notiz übernommen.
- Phasen festlegen. Aus den Status-Werten der Tabelle wird die Pipeline: fünf bis sieben Phasen, jede mit einem klaren Ende („Angebot gesendet“ endet, wenn das Angebot raus ist).
- Testimport mit einem Ausschnitt. Fünfzig Zeilen importieren, Zuordnungsfehler prüfen, korrigieren, dann der ganze Bestand.
- Team einweisen und Regeln festlegen. Wer legt Kontakte an, wer pflegt den nächsten Schritt, was ist Pflichtfeld? Ohne diese Regeln entsteht im CRM dieselbe Unordnung wie in der Tabelle.
- Excel abschalten. Die Liste wird schreibgeschützt archiviert. Solange sie parallel gepflegt wird, gewinnt die Tabelle, weil sie vertrauter ist.
Welches CRM nach Excel: Standardtool oder eigenes System?
Für die meisten Teams, die aus Excel kommen, ist ein Standard-CRM der nächste Schritt: Kontakte, Pipeline, Wiedervorlagen, Mail-Anbindung, bezahlt je Nutzer und Monat. Welche Tools es gibt und was sie kosten, zeigt der Ratgeber Was kostet ein CRM?.
Ein eigenes, individuell entwickeltes CRM lohnt sich, wenn Ihr Ablauf schon in Excel eigene Regeln hatte, die kein Standardtool kennt: Provisionen über mehrere Ebenen, Objekte mit Exposés, Bewerber in mehreren Stufen, Leads aus eingekauften Listen mit Reklamation an den Lieferanten. Dann wird aus der Tabelle direkt ein System, das genau diese Regeln abbildet, ohne Lizenz je Nutzer. Wie das aussieht, steht unter Individuelles CRM; Beispiele für Branchen unter CRM für Handwerker und CRM für Immobilienmakler.
Standard-CRM, wenn …
- Ihr Ablauf aus Kontakt, Angebot und Abschluss besteht
- das Team klein ist und die Lizenz je Nutzer nicht ins Gewicht fällt
- Sie schnell starten wollen und Standardfunktionen reichen
Eigenes CRM, wenn …
- Ihre Tabelle Spalten hat, die kein Standardtool kennt (Provisionen, Objekte, Stufen)
- Leads aus Portalen oder Listen kommen und reklamiert werden müssen
- viele Nutzer Zugriff brauchen und Lizenzen je Platz teuer werden
Wie Mercolutio beim Umstieg hilft
Wir übernehmen die Bereinigung und den Import Ihrer Excel-Liste, egal ob in ein Standard-CRM oder in ein eigenes System, legen Phasen und Pflichtfelder mit Ihnen fest und weisen Ihr Team ein. Wie der Umzug im Detail abläuft, beschreibt CRM wechseln und Daten übernehmen. Ob sich für Sie ein Standardtool oder ein eigenes CRM lohnt, klären wir in einer herstellerneutralen CRM-Beratung.
Häufige Fragen
Kann man Excel als CRM nutzen?
Ja, für den Anfang. Eine saubere Tabelle mit festen Spalten (Firma, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Quelle, Status, nächster Schritt, Zuständig) reicht, solange eine Person sie pflegt und die Zahl der Kontakte überschaubar ist. Erinnerungen, gleichzeitiges Arbeiten und Auswertungen kann Excel nicht leisten.
Gibt es eine CRM-Vorlage für Excel?
Die Spaltenstruktur aus diesem Ratgeber ist die Vorlage: acht Spalten, Status aus einer Dropdown-Liste, nächster Schritt mit Datum. Wichtiger als die Vorlage ist die Disziplin, jede Spalte mit genau einem Inhalt zu füllen, damit die Liste später importierbar bleibt.
Wann sollte man von Excel auf ein CRM wechseln?
Sobald mehrere Kollegen die Liste pflegen, Leads aus mehreren Quellen kommen, Wiedervorlagen verloren gehen oder die Auswertung nach Herkunft Stunden dauert. Treffen zwei dieser Punkte zu, kostet die Tabelle mehr Zeit, als ein CRM kosten würde.
Wie bekomme ich meine Excel-Liste in ein CRM?
Erst bereinigen (Dubletten, Schreibweisen, tote Kontakte), dann jede Spalte einem Feld oder einer Phase zuordnen, mit einem kleinen Ausschnitt testweise importieren und danach den ganzen Bestand übernehmen. Zum Schluss die Tabelle schreibgeschützt archivieren, damit nicht parallel weitergepflegt wird.
Gehen beim Import Daten verloren?
Nicht, wenn vorher jede Spalte einen Zielort bekommt. Freitext-Bemerkungen werden als Notizen oder Verlauf übernommen, Status-Werte zu Phasen. Was keinen Zielort hat, wird bewusst gestrichen, nicht versehentlich.
