Brauchen wir als Handwerksbetrieb überhaupt ein CRM?
Wenn Anfragen regelmäßig liegen bleiben, Angebote lange dauern oder niemand weiß, welche Quelle Aufträge bringt, ja. Ein CRM für Handwerker sorgt dafür, dass jede Anfrage einen Zuständigen, einen nächsten Schritt und ein Datum hat. Bei wenigen Anfragen im Monat reicht oft eine saubere Liste; wie lange das gut geht, beschreibt unser Ratgeber zur Excel-Liste als CRM.
Ersetzt das CRM unsere Handwerkersoftware?
Nein. Kalkulation mit Leistungsverzeichnissen, Material, Lager und Einsatzplanung bleiben in Ihrer Branchensoftware. Das CRM sitzt davor und führt Anfragen bis zum Auftrag; den Auftrag und die Rechnungsdaten übergibt es per Schnittstelle oder Export, zum Beispiel an die Buchhaltung im DATEV-Format. Welche Programme Sie heute nutzen, klären wir im Erstgespräch.
Können Monteure und Außendienst das CRM auf dem Handy nutzen?
Ja. Das CRM läuft im Browser und als App auf dem Smartphone: Anfrage, Adresse und Historie sind unterwegs sichtbar, Fotos und Notizen vom Termin werden direkt am Objekt erfasst, Rückrufe und Wiedervorlagen erinnern den Zuständigen. Welche Funktionen der Außendienst braucht und welche das Büro, legen wir gemeinsam fest.
Wie kommen Anfragen aus Portalen und gekauften Leads ins System?
Über Schnittstellen, Importe oder das automatische Auslesen eingehender E-Mails, je nachdem, was der Lieferant anbietet. Jede Anfrage bekommt Quelle, Zeitstempel und Zuständigen, Dubletten werden vor dem ersten Anruf erkannt, ungültige Leads lassen sich begründet an den Lieferanten zurückmelden. Wie der Weg eines gekauften Leads im Detail aussieht, steht auf unserer Seite CRM für Leadkäufer.
Können wir Provisionen für Verkäufer und Handelsvertreter abbilden?
Ja. In einem laufenden Projekt werden Provisionen über mehrere Vertriebsebenen berechnet, ein Organigramm zeigt die Zuordnung, und neue Handelsvertreter melden sich selbst an. Die Regeln dafür, etwa Staffeln oder Beteiligungen übergeordneter Ebenen, werden nach Ihrem Modell gebaut, nicht nach einer Vorlage.
Was kostet ein CRM für Handwerker?
Das hängt vom Umfang ab: Zahl der Nutzer und Anfragequellen, Außendienst-Funktionen, Provisionslogik, Schnittstellen und Datenübernahme. Lizenzgebühren je Nutzer fallen nicht an, auch nicht für Monteure oder Handelsvertreter; Entwicklung und Betreuung erhalten Sie nach dem kostenlosen Erstgespräch als individuelles Angebot. Ein Wärmepumpen-Betrieb mit zwölf Nutzern spart gegenüber einem verbreiteten Standard-CRM rund 1.200 € Lizenzkosten im Monat. Was CRM-Systeme am Markt je Nutzer kosten, zeigt unser Ratgeber „Was kostet ein CRM?“.
Wie läuft die Anbindung an Buchhaltung und Rechnungsprogramm?
Rechnungen können direkt im CRM aus dem Vorgang entstehen oder an Ihr Rechnungsprogramm übergeben werden. Für die Buchhaltung gibt es Exporte, etwa im DATEV-Format, oder eine Schnittstelle zum Programm Ihres Büros oder Ihrer Steuerberatung. Welche Variante passt, hängt davon ab, womit Büro und Steuerberatung heute arbeiten.
Läuft der Betrieb während der Einführung weiter?
Ja. Ihr Team arbeitet bis zum Umschalten wie bisher, wir bauen das System parallel auf, übernehmen die Bestandsdaten und schalten dann um. Wir starten mit dem Baustein, der am meisten bringt, meist die Anrufliste mit Wiedervorlagen, und erweitern danach um Außendienst, Angebote und Provisionen. Einen konkreten Plan bekommen Sie mit dem Angebot.
Lohnt sich das auch für einen kleinen Betrieb?
Wenn der Betrieb Leads einkauft, mehrere Verkäufer steuert oder jeden Tag neue Anfragen bekommt, ja, unabhängig von der Größe. Bei wenigen Anfragen im Monat und einem eingespielten Ablauf in der Branchensoftware ist ein eigenes CRM selten nötig. Das sagen wir Ihnen im Erstgespräch offen.
Was passiert mit dem System, wenn wir die Zusammenarbeit beenden?
Es bleibt Ihres, mit allen Daten. Aufbau und Abläufe sind dokumentiert, Ihr Team ist eingewiesen, und Sie können das CRM selbst betreiben oder von einem anderen Dienstleister weiterentwickeln lassen. Kunden, Anfragen und Vorgänge bekommen Sie jederzeit in gängigen Formaten.
